調査官との面談・ヒアリング対応～誠実さと事前準備が信頼を築きます～

輸出事後調査では、書面資料の提出に加えて、企業関係者への「面談（ヒアリング）」が行われることが通常です。これは、調査官が書面だけでは把握できない背景事情や社内運用の実態を確認する重要な機会です。同時に、企業としての対応力や誠実性が問われる場でもあります。そこで本日は、面談対応時に企業が注意すべきポイントと、対応経験のある弁護士の関与によるメリットを解説します。

面談の目的と位置づけ

調査官によるヒアリングの目的は、提出資料の内容が実態と整合しているかを確認することにあります。主な確認事項は次のとおりです。

• ①該非判定の実施状況と判断の根拠
• ②エンドユーザーや用途確認の具体的なプロセス
• ③社内規程の運用実態と教育の実施状況
• ④担当者の認識や判断過程

企業側の対応次第では、調査の方向性が大きく変わることもあるため、準備が極めて重要です。

面談の準備で押さえるべきポイント

面談に臨む前には、以下の準備を必ず行いましょう。

①対象となる輸出取引の事実関係整理

事前に関係書類を時系列で整理し、担当者から詳細な聞き取りを行っておきます。面談中に説明が二転三転するようでは、企業の信頼性に傷がつきます。

②担当者へのレクチャー

調査官が質問しやすいポイントを想定し、事前に関係者には、必ず事実に即した説明を行うよう指導し、推測や憶測での回答は避けるよう周知徹底しましょう。虚偽の説明をすることは絶対に行ってはいけません。

③弁護士の同席を検討

面談は「形式的な確認」ではなく、企業の責任を問われる場面にもつながり得ます。
弁護士が同席することで、質問の意図を的確に捉え、必要に応じて説明内容を補足・整理できる体制が整います。また、不用意に専門用語を利用することで思わぬ方向に話が進むこともあるため、注意が必要です。

面談中の注意点

以下のような行動は、調査官に不信感を与えるおそれがあります。

• ①回答を渋る、誤魔化す、質問をはぐらかす
• ②必要以上に防衛的な態度を取る
• ③実態と異なる理想論のみを述べる

特に、規程が整っていても「運用されていなかった」場合など、整合性を欠く説明は逆効果となるため、事実に即した誠実な説明を心がけましょう。

面談後の対応も重要

面談が終わったら、以下の対応も忘れずに行ってください。

• ①面談内容の記録作成（議事録・要点メモ等）
• ②追加質問が出た場合の管理と資料準備
• ③社内共有と今後の対応方針の確認

面談後に調査官から求められる追加提出資料についても、漏れなく・正確に対応することが信頼構築につながります。

ヒアリング対応は、単なる確認作業ではなく、企業のリスク管理体制や誠実性をアピールできる場でもあります。「誤魔化す」よりも「認めて是正する」という姿勢こそが、税関（経済産業省）からの信頼を得る鍵となります。
当事務所では、ヒアリングの事前準備から同席、面談後のフォローまでを一貫してご支援しております。輸出事後調査に不安を感じられる際は、ぜひご相談ください。

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