内部調査のポイントと体制構築―事実確認とリスク把握のすすめ

輸出事後調査において、企業側がまず行うべきは『内部調査』です。税関（経済産業省）に提出する資料や説明内容の正確性を確保するには、社内での丁寧な事実確認と体制整備の構築が欠かせません。本日は、企業が行うべき内部調査の具体的な手順や、法的リスクを低減するための体制づくりの要点をご案内します。

内部調査の目的とは？

内部調査の目的は、主として次の３点にあります。

• ①輸出に関する事実関係を正確に把握すること
• ②輸出管理上の規制違反の有無を明確にすること
• ③違反が疑われる場合の責任の所在と原因を特定すること

当局に対して誤った説明をしないためには、社内での情報の裏付けが極めて重要です。

調査の実施手順

実効性のある調査を行うには、以下のステップを順番に進めることになります。

①関係者の特定とヒアリングの実施

まず、対象の輸出取引に関与した部門や担当者を洗い出し、ヒアリングを行います。営業、技術、輸出管理、法務など、複数部署にわたることが一般的です。
・いつ、どのような製品を、どの国に、誰に輸出したか
・該非判定や取引審査等を誰が、どう行ったか
・技術情報を提供した場合、その相手や手段は何か

②資料・記録の収集と検証

社内に保管されている取引記録、メール、契約書、該非判定書などを収集します。記録が欠落している場合、その理由や代替的な証明手段を検討する必要があります。
・該非判定の根拠文書
・貿易管理台帳や通関書類
・社内会議録や技術資料の開示記録など

③法的評価とリスク分析

集めた事実と資料をもとに、弁護士が法的観点から評価を加えることが重要です。違反の可能性がある箇所については、事実関係を整理し、是正措置の方向性を検討します。

調査チームの編成と第三者関与

内部調査は客観性が求められるため、事業部門だけで完結させるのではなく、法務・コンプライアンス部門が中心となって実施する必要があります。重大な問題が見つかるおそれがある場合は、弁護士を含めた第三者的な立場の者をチームに加えることが望まれます。
また、調査対象となる従業員のプライバシーにも配慮しつつ、調査に対する協力を確保する工夫も不可欠です。

経営層への報告と初期対応の決定

調査の結果は、経営層に正確かつ迅速に報告し、次の行動方針（是正措置、当局への提出資料方針など）を検討します。内部調査の段階で曖昧な判断をせず、外部専門家の意見を取り入れることが、誤解や過少申告を防ぐカギとなります。

内部調査の重要性を改めてご留意ください

輸出事後調査における内部調査は、単なる社内確認ではなく、企業を守るための「防御の出発点」です。
調査の質が、その後の当局対応の成否を大きく左右します。当事務所では、内部調査の支援から記録整備・リスク評価・是正措置の構築まで包括的にご支援可能です。まずはご相談ください。

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