該非判定結果の保存義務・社内管理体制の整備ポイント

外為法に基づく輸出管理は、単に「判定を行うこと」で完結するものではありません。
その判定結果をどのように記録・保存し、再現できる状態にしておくかも同様に重要です。
本日は、該非判定結果の保存義務と社内体制整備の要点を整理します。 

該非判定記録の法的根拠

企業には「該非判定を行った証拠を一定期間保存する義務」が課されており、少なくとも5年間の保存を推奨しており、許可案件の場合には許可書・該非判定書・用途確認記録・輸出実績書等の関連資料をセットで保存することが求められます。
これは、後日の行政調査において、合理的な判断を行ったことを説明するための根拠資料となるためです。 

保存すべき主な記録と内容

実務的には、以下のような文書を体系的に保存しておくことが必要です。

これらをバラバラに保管してしまうと、監査時に説明がつかなくなるため、案件ごと・製品ごとに一元管理する仕組みが必要です。

 電子保存・システム管理の推奨

現在は、紙ベースではなく電子化による保存が主流です。
電子管理を導入する場合、特に以下の点に注意が必要です。

①保存期間中に改ざん防止・アクセス制限ができる仕組みを採用
②検索機能（製品名・判定日・担当者名など）を備える
③バックアップを定期的に実施し、サーバートラブルに備える
④海外サーバー利用時は、技術データ輸出扱いにならないよう注意

中小企業の場合、ExcelやPDFを用いたフォルダ管理から始めても構いませんが、「いつ・誰が・どの根拠で判定したか」を追跡できる形式を維持することが不可欠です。 

弁護士としての視点 ― 「保存」は防御と信頼の証

弁護士の立場から見ると、該非判定記録の保存は、法的責任を回避するための『最後の防御線』です。
行政調査や監査の際、企業が提出を求められるのは「判定のプロセスと記録」です。
したがって、以下のような観点で保存体制を設計することを推奨します。

①法務部門が最終管理責任者となる体制を構築
②判定書の形式・項目・承認ルートを統一（テンプレート化）
③定期的に「保存状況点検日」を設定し、内部監査を実施
④管理台帳に、保存期間・責任者・削除予定日を明記

また、取引先や行政に対して「自社は輸出管理体制を整えている」と示すうえでも、判定記録の整備は有効なコンプライアンス証拠となります。
「保存」は単なる義務ではなく、企業の信頼を高める『説明責任の履行』でもあるのです。 

弊事務所では、外為法に関する一般的なご相談にとどまらず、輸出管理の体制構築や外部監査等を幅広く取り扱っております。
少しでもご不安な点等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。

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