是正措置の提案と再発防止策の提示～信頼回復に向けた実効的アプローチ
輸出事後調査対応輸出事後調査の結果、違反の可能性が示唆された場合、企業には「是正措置報告書」の提出や「再発防止策」の提示が求められることがあります。これは単なる形式的対応ではなく、企業のコンプライアンス体制の信頼性を回復・強化するための重要なステップです。
そこで本日は、是正措置と再発防止策を検討・策定する上でのポイントをご案内します。
是正措置とは何か？
是正措置とは、調査で認識された問題点について、企業が具体的な改善策を講じたことを明示する対応のことです。主な内容としては次のようなものが含まれます。
- ①誤った該非判定に対する再確認・再判定の実施
- ②社内規程の改訂や輸出フローの見直し
- ③当該取引の停止や契約の見直し
- ④関係者への注意喚起・再教育の実施
是正措置を迅速かつ誠実に講じることで、行政処分の回避や軽減の可能性が生まれます。
是正措置報告書の記載ポイント
報告書の作成にあたっては、以下の構成が基本になります。
- ①問題の概要と原因分析
- 該非判定が誤っていた理由として、旧基準に基づいた判定を踏襲していたことが判明等
- ②講じた是正措置の具体的内容
- 当該製品の最新仕様に基づき、再度専門家による該非判定を実施し、社内台帳を更新等
- ③再発防止策との関連性
- 是正措置が単発で終わらないよう、恒常的な改善につなげる方針を記載等
再発防止策の検討事項
是正措置だけでは信頼回復には不十分です。
調査当局が重視するのは、今後同じ過ちが繰り返されない体制が整っているかどうかです。再発防止策の構築にあたっては、次のような事項を検討する必要があります。
- ①社内規程・マニュアルの整備と定期見直し
- 現行規程が古い・抽象的な場合は、実務に即した具体性のある内容へ改訂
- ②輸出管理教育の実施と履歴管理
- 新入社員・中途採用者も含め、定期的な研修を実施し、記録を残す
- ③該非判定や用途確認のダブルチェック体制の導入
- 担当者任せにせず、複数名による確認プロセスを導入
- ④顧問弁護士・専門家との定期的な相談窓口の設置
- 不明点をそのままにせず、第三者の視点での確認体制を整備
対応経験のある弁護士によるサポート
是正措置や再発防止策は、法的観点と実務運用のバランスをとる必要があり、社内だけで検討するのは困難です。対応経験のある外部の弁護士が関与することで、
- ①リスク評価に基づいた是正内容の妥当性検討
- ②改訂規程のリーガルチェック
- ③再発防止策が「形式的」と見なされないための実効性の担保
といった支援が可能になります。
是正措置・再発防止策は、企業が誠実に法令順守を重視していることを外部に示す手段でもあります。「やっているつもり」では通用せず、「実効性のある改善」が問われる時代です。当事務所では、企業ごとに最適な改善策をご提案し、報告書作成もサポートしております。
代表弁護士 有森 文昭弁護士 (東京弁護士会所属)
ARIMORI FUMIAKI
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