調査官との面談・ヒアリング対応～誠実さと事前準備が信頼を築きます～
輸出事後調査対応輸出事後調査では、書面資料の提出に加えて、企業関係者への「面談（ヒアリング）」が行われることが通常です。これは、調査官が書面だけでは把握できない背景事情や社内運用の実態を確認する重要な機会です。同時に、企業としての対応力や誠実性が問われる場でもあります。そこで本日は、面談対応時に企業が注意すべきポイントと、対応経験のある弁護士の関与によるメリットを解説します。
目次
面談の目的と位置づけ
調査官によるヒアリングの目的は、提出資料の内容が実態と整合しているかを確認することにあります。主な確認事項は次のとおりです。
- ①該非判定の実施状況と判断の根拠
- ②エンドユーザーや用途確認の具体的なプロセス
- ③社内規程の運用実態と教育の実施状況
- ④担当者の認識や判断過程
企業側の対応次第では、調査の方向性が大きく変わることもあるため、準備が極めて重要です。
面談の準備で押さえるべきポイント
面談に臨む前には、以下の準備を必ず行いましょう。
①対象となる輸出取引の事実関係整理
事前に関係書類を時系列で整理し、担当者から詳細な聞き取りを行っておきます。面談中に説明が二転三転するようでは、企業の信頼性に傷がつきます。
②担当者へのレクチャー
調査官が質問しやすいポイントを想定し、事前に関係者には、必ず事実に即した説明を行うよう指導し、推測や憶測での回答は避けるよう周知徹底しましょう。虚偽の説明をすることは絶対に行ってはいけません。
③弁護士の同席を検討
面談は「形式的な確認」ではなく、企業の責任を問われる場面にもつながり得ます。
弁護士が同席することで、質問の意図を的確に捉え、必要に応じて説明内容を補足・整理できる体制が整います。また、不用意に専門用語を利用することで思わぬ方向に話が進むこともあるため、注意が必要です。
面談中の注意点
以下のような行動は、調査官に不信感を与えるおそれがあります。
- ①回答を渋る、誤魔化す、質問をはぐらかす
- ②必要以上に防衛的な態度を取る
- ③実態と異なる理想論のみを述べる
特に、規程が整っていても「運用されていなかった」場合など、整合性を欠く説明は逆効果となるため、事実に即した誠実な説明を心がけましょう。
面談後の対応も重要
面談が終わったら、以下の対応も忘れずに行ってください。
- ①面談内容の記録作成（議事録・要点メモ等）
- ②追加質問が出た場合の管理と資料準備
- ③社内共有と今後の対応方針の確認
面談後に調査官から求められる追加提出資料についても、漏れなく・正確に対応することが信頼構築につながります。
ヒアリング対応は、単なる確認作業ではなく、企業のリスク管理体制や誠実性をアピールできる場でもあります。「誤魔化す」よりも「認めて是正する」という姿勢こそが、税関（経済産業省）からの信頼を得る鍵となります。
当事務所では、ヒアリングの事前準備から同席、面談後のフォローまでを一貫してご支援しております。輸出事後調査に不安を感じられる際は、ぜひご相談ください。
代表弁護士 有森 文昭弁護士 (東京弁護士会所属)
ARIMORI FUMIAKI
この記事と関連するコラム
Warning: Trying to access array offset on false in /home/replegal/fefta-fa.com/public_html/wp-content/themes/export-duties/single-column.php on line 75
Warning: Attempt to read property "slug" on null in /home/replegal/fefta-fa.com/public_html/wp-content/themes/export-duties/single-column.php on line 75
大学・研究機関における輸出管理の留意点 ― 学問の自由と安全保障の両立
輸出事後調査対応輸出管理は企業だけの問題ではありません。 大学や研究機関においても、最先端の研究開発や外国人研究者との共同研究の場面では、常に「外為法」が適用される可能性を留意する必要があります。 特に無形の技術提供が輸出とみなされる点は、研究者にとって直感的に理解しにくいことも多く、違反リスクを高めてしまう一つの要因となっています。 本日は、大学・研究機関における輸出管理の特徴と、学問の自由を...
該非判定書の作成方法と保存義務 ― 形式に加えて『実質』も問われる
輸出安全管理体制の構築外為法に基づく輸出管理では、貨物や技術がリスト規制に「該当」または「非該当」かを判断するために行う「該非判定」が全ての出発点です。そして、その判断の記録として作成する必要があるのが「該非判定書」です。 該非判定書は、税関やからの照会や経済産業省による立入検査等の際に提出を求められることもあり、自社における輸出管理の信頼性を裏付ける重要資料です。 今回は、実務で使える該非判定書の作成方法と保存義...
前回はワシントン条約（CITES）の全体像について解説しました。今回は、企業の実務担当者が特に見落としがちな「具体的な規制品目」と、必要な手続きについて掘り下げていきます。 「うちは動植物を扱っていないから関係ない」と思っているメーカーや商社の方こそ、要注意です。特に、木材を使用する家具や楽器メーカー、成分に天然由来物を使用する化粧品・製薬メーカーにとって、ワシントン条約は輸出管理上の大きな...
日本企業も無関係ではない？ 米国輸出管理規則（EAR）の域外適用
輸出安全管理体制の構築「うちは日本企業で、日本から輸出しているのだから、日本の外為法だけ守っていればいい」 そう思っている経営者の方は、非常に危険な綱渡りをしていると言わざるを得ません。 輸出管理の世界には、国境を越えて適用される強力な法律が存在します。それが、米国の「輸出管理規則（EAR: Export Administration Regulations）」です。 米国は、自国の安全保障や外交政策...
輸出事後調査の通知を受けた企業が最初に直面するのが、書面での資料提出です。 ここでの提出内容は、調査全体の基礎資料となるため、記載の正確性や信頼性が問われます。誤記・曖昧な表現・事実誤認があると、企業の信用を損なうばかりか、違反と見なされる（疑いを高める）リスクがあります。 本日は、提出書類作成の際に企業が押さえるべき重要なポイントを解説します。 提出を求められる代表的資料 調査の通知...
東京大学法学部及び東京大学法科大学院卒。弁護士登録後（東京弁護士会所属）、都内法律事務所で執務。都内法律事務所での執務時に、税関対応・輸出入トラブルをはじめとした通関・貿易に関する問題、労働問題等を中心に１００件以上の案件に携わる。その中で、通関・貿易に関する問題についてより広く網羅的な知識を取得し、より高品質なリーガルサービスを提供したいと考え、通関・貿易関係の国家資格である通関士の資格を取得。