輸出管理における社内監査と記録管理
輸出安全管理体制の構築輸出管理体制を整備し、社員への教育やチェックリストを導入していても、「それが正しく機能しているかどうか」を定期的に点検しなければ、知らぬ間にリスクが蓄積してしまいます。実際に外為法違反で行政指導を受けた組織には、「仕組みはあるが、運用されていなかった」というケースが少なくありません。
そこで今回は、輸出管理体制を継続的に維持・改善するための「社内監査の実施方法」と「記録管理のあり方」をご紹介いたします。
なぜ社内監査が必要なのか？
輸出管理体制は「一度整備すれば完了」ではなく、変化に応じた定期的な見直しが求められています。とくに次のような状況では、体制が陳腐化するリスクが高まりますので注意が必要です。
- ①担当者の異動・退職
- ②海外拠点の新設
- ③クラウド共有システムの導入
- ④取り扱い製品・技術の追加
- ⑤制度改正（例：みなし輸出に関して特定類型基準の導入）
基本的には少なくとも半年に１回程度の社内監査を実施し、仕組みと運用の『ズレ』を確認、修正する必要があります。
監査で確認すべき基本項目
輸出管理の社内監査では、以下の観点から各部署・担当者の対応状況を点検していくことになります。
- ①体制・責任者の明確化
- 責任者が任命されているかどうか？実務担当者に役割が浸透しているかどうか？
- ②該非判定の実施と記録
- 判定書が適切に作成・保存されているかどうか？技術部門と連携して仕様確認がなされているかどうか？
- ③用途・需要者確認
- チェックリストや契約書を運用しているか？エンドユーザー調査の記録が残っているか？
- ④みなし輸出・技術提供管理
- 外国人に対する技術提供に審査フローがあるか？提供実績が記録・管理されているか？
- ⑤教育・研修の実施
- 実施履歴が残っているかどうか？受講対象が偏っていないかどうか？
- ⑥改善活動の有無
- 指摘事項に対して対応策が取られているか？ 改善内容を周知・再発防止策として記録しているか？
「違反していないこと」を証明するためには、やったことを『見える形』で残すことが必須です。輸出管理の社内監査と記録保存は、法令遵守のためだけでなく、社内のガバナンス向上、対外的信頼確保、万が一の有事対応にも資する『守りの武器』となるでしょう。
弊事務所では、組織における安全保障輸出管理体制の構築サポートや、日常的な該非判定のサポート、外部監査の実施サポート等、幅広くサポートを行っておりますので、ご関心がありましたらお気軽にお問い合わせください。
代表弁護士 有森 文昭弁護士 (東京弁護士会所属)
ARIMORI FUMIAKI
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東京大学法学部及び東京大学法科大学院卒。弁護士登録後（東京弁護士会所属）、都内法律事務所で執務。都内法律事務所での執務時に、税関対応・輸出入トラブルをはじめとした通関・貿易に関する問題、労働問題等を中心に１００件以上の案件に携わる。その中で、通関・貿易に関する問題についてより広く網羅的な知識を取得し、より高品質なリーガルサービスを提供したいと考え、通関・貿易関係の国家資格である通関士の資格を取得。